Koch Hansen er administrerende direktør i Aarhus Internationale Sejlsportscenter i Danmark.
Han startet sin yrkeskarriere som profesjonell golftrener, men etter hvert gikk veien videre til event-bransjen. Etter åtte år med golf og flere år som ansvarlig for store løpearrangementer i Danmark, overtok han i 2018 stillingen som direktør i Sailing Aarhus. Samme år stod organisasjonen bak VM i seiling, som var et av de største arrangementene byen Aarhus noen gang har arrangert, med konkurranse i klassene 470, 49er, 49erFX, Finnjolle, Formula Kite, Laser, Nacra 17 og Seilbrett.
Med erfaring fra både golf og løpearrangementer har Jon Koch Hansen de siste årene utviklet et system som kombinerer profesjonell organisering, frivillig innsats og kommunalt samarbeid, med den hensikt at et stort event skal avvikles effektivt og knirkefritt.
Siden den gang har Koch Hansen hatt en nøkkelrolle i flere store internasjonale seil-events, blant annet SailGP, Ocean Race, samt en rekke EM- og VM-mesterskap.
Fusjon og ny organisering
I januar 2024 ble Sailing Aarhus slått sammen med Aarhus Internationale Sejlsportscenter – en sammenslåing som samlet både de fysiske fasilitetene og arrangementene under én og samme ledelse. Koch Hansen har i dag det overordnede ansvaret for begge deler.
Den faste organisasjonen teller totalt åtte medarbeidere, derav seks av dem på fulltid. Rundt dem bygges midlertidige team under store arrangementer, med både nøkkelpersonell og et stort antall frivillige.
– Vår organisasjon er bygget opp av åtte faste medarbeidere, hvor vi har en frivillig koordinator, som sørger for å finne alle frivillige. Vi har en facility manager, som sørger for bygninger. Vi har to event managere, en som styrer alt på land, og en som styrer alt på vannet, altså race manager. Så har vi to på hospitality, som sørger for catering på land, gjesteservice, gjesteopplevelser, hvordan booke inn på treningsleire, betalinger, hvor skal folk henvende seg i race office. I tillegg har vi en økonomiansvarlig.
Under de faste medarbeiderne har vi et nøkkelpersonteam, som er omkring 15 personer, og som kan det samme som vi andre kan. Så hvis en kollega ikke kan være til stede, har vi to personer i backup, som kan det samme, forklarer Koch Hansen.
Logistikk som nøkkeloppgave
Et mesterskap i seiling krever mye mer enn gode regattabaner og god regattateknisk gjennomføring. Logistikk er en av de største utfordringene, ifølge Koch Hansen.
– Når vi har 220 båter til et EM i 49er-klassen, betyr det at over 150 båter skal reise samtidig idet mesterskapet avsluttes. Da får vi naturlige kollisjoner i logistikken. Derfor må vi styre hvem som får kjøre inn og ut, og når det skal skje, forklarer han.
For å håndtere dette har de utviklet et slot-system, der seilerne får tildelt tidspunkter for når de kan levere og hente utstyr. Likevel oppstår det ofte press når mange vil av gårde på én gang.
– Vi har forsøkt å slippe opp litt på reglene, og det har faktisk fungert overraskende bra. Seilerne finner ofte ut av det selv, sier Koch Hansen.
Frivillighet og samarbeid
Organisasjonen er bygget på et tett samarbeid mellom ansatte, nøkkelpersonell, lokale klubber og frivillige. Seks seilforeninger er tilknyttet senteret og leverer bemanning på vannet, mens den frivillige organisasjonen ReThinkers stiller med mange mennesker på land under store mesterskap.
Disse tar seg av alt fra logistikk og catering, til folkefester og servering. Samtidig bidrar Aarhus kommune og Sport Event Danmark med henholdsvis lokal forankring, byprofilering og internasjonal pressehåndtering.
Under IQFoil-VM i Aarhus ble det benyttet totalt 190 frivillige, der 65 av dem var fra ReThinkers og de resterende 125 var fra seilforeningene.
IQFoil-VM 2025
Jon Koch Hansen har som mange andre i seilsporten en hektisk tid på sommeren. Rett etter at kongressen i Garda var over hastet han direkte hjem til Danmark for å ta seg av nevnte IQFoil-VM 4-11. juli – som var blant de største oppgavene for organisasjonen i år. Mesterskapet samlet godt over 200 deltakere, og det var her vår egen Maya Gysler gjorde sakene sine bra med fjerdeplass (se egen sak).
VM innebar både tilrettelegging av store områder for båtparkering, og omfattende logistikk med utstyr, biler og hengere.
– Uten frivillige kunne vi ikke gjennomført disse mesterskapene. Samspillet mellom ansatte, nøkkelpersonell, klubbene, frivillige og offentlige aktører er avgjørende, sier Koch Hansen.
– Hvordan vi organiserer et stort arrangement henger sammen med type event. Under IQFoil-VM disponerte vi en stor grusplass med 4-5000 kvm, og den ble brukt til boatpark. Den ble med andre ord benyttet til parkering for varebiler, containere, hengere, og alt mulig forskjellig. Dette får vi til takket være et godt samarbeid med Aarhus kommune, som eier plassen. Så har vi en stor arena på seilsportsenteret på 3000 kvm, med to store båthaller. Vi tilbød racks til alle 220 deltagere innenfor seilsportsenteret, hvor de kunne ha alt utstyret sitt, forklarer Koch Hansen.
Opplegget krever bruk av mange frivillige.
– Uten dem kunne vi ikke gjort det. For å komme inn til oss må man gjennom en bom, og man får der utdelt slot på for eksempel en time, der du i løpet av den tiden skal rekke å ta av båten og annet utstyr av hengerne, før du skal ut igjen. Og her er poenget at alt overflødig utstyr skal ut av området. Dette står det folk og styrer og kontrollerer, forteller Koch Hansen.
Profesjonalisering gjennom erfaring
Med erfaring fra både golf, løpe- og seileventer har Hansen vært med på å bygge opp en profesjonell organisasjonsstruktur for store idrettsarrangementer i Aarhus. Den kombinerer klare roller, fleksible team og tett samarbeid med kommunen og nasjonale aktører.
– Ocean Race er nok det største jeg har hatt ansvar for så langt. Men hvert mesterskap gir oss ny læring om hvordan vi best organiserer logistikken, og den kunnskapen tar vi med oss videre, avslutter Jon Koch Hansen.
Uten frivillige kunne vi ikke gjennomført disse mesterskapene. Samspillet mellom ansatte, nøkkelpersonell, klubbene, frivillige og offentlige aktører er avgjørende.
FAKTA:
Jon Kokh Hansen (42)
Kjæreste med Caroline og to barn (3 og 5 år)
Utdannet profesjonell golftrener
Åtte års erfaring i golfbransjen
Studert Sport Event Management
Tidligere sponsor- og markedsansvarlig i dansk eventorganisasjon, primært for maraton og løpearrangementer
Direktør i Sailing Aarhus siden 2018, og adm.dir. i Aarhus Internationale Sejlsportscenter fra 2024.
